1

START YOUR DAY WITH A priority LIST

Lists are always a good idea. Everyday, I create a list of the most crucial items that need to get done within a workday. I always try to do this the night before so that I wake up already knowing what’s on deck. Making this list at the end of the day gives me peace of mind. It lets me unwind and decompress because I know that I’m organized before going to sleep. I’ll fall asleep easy because I know that I can hit the ground running in the AM. 
The number of to-dos can vary.There are plenty of productivity/time management articles that will tell you to always write down a certain number (often 6 or 7), but I think it’s silly to fixate on that. Your list is unique to you and your job. just try to strike a balance between pushing yourself to get the most out of your day, and being realistic about what you can reasonably accomplish. You don’t want your list to become discouraging because it’s too overwhelming.  For me, this list most often varies between five and ten items.
I always organize my list with the most crucial or hardest things first.This works wonders for motivation. a lot more on this below, but checking off the scary things first makes every subsequent task seem easier and a lot more manageable.

2

TIME BLOCKING and CALENDARIZING

Time blocking and calendarizing are arguably the two most critically crucial time management strategies for me.  
With time blocking, you give all tasks and activities dedicated, uninterrupted blocks of time so that you achieve them efficiently. 
You’ll understand this if you’ve ever taken an hour to write a simple email because you keep getting interrupted by other things. give yourself a dedicated block of time for each item on your list. Then, during that dedicated time, only focus on completing that one task.
For me, that even includes a 15 minute chunk in the morning and afternoon to check my texts. then another chunk of time to check the news.  I’ve found that one of the biggest game-changers here is time blocking emails. I don’t check my emails as they come in throughout the day. Instead, I give myself a block of time in the morning and in the afternoon to read and respond to emails. everything that comes in during the interim has to wait.  Of course, if a particularly urgent email comes in at another time, my assistant knows to alert me to those types of emergencies.
Once you come up with a list of tasks and the dedicated chunks of time needed to achieve them, it’s time to put everything into your calendar. 
Not just the “big things” that involve other people (like meetings, calls, etc.), but also the “solo” projects and even the small, mundane tasks. email correspondence, invoice processing, going to the gym, checking your bank statements, etc. If it’s on your calendar with dedicated time, (a) you’ll actually get to it and (b) you won’t be in a constant mental whirlwind of “wait what else was I supposed to do this afternoon?” Designating time frames for tasks ensures they’ll be completed, and not simply fall off the list.
When it comes to structuring your day and organizing your calendar, think about when you’re most productive. 
I’m most productive in the mornings, so I like to get my “solo” work projects knocked out first. These are the items at the top of my priority list, and they’re usually what I’d consider the “hardest.” As the day wears on and I get tired, that’s when I love to do meetings, calls, etc. because talking to people energizes me. So, when my own natural energy is diminishing, I get external stimulation from those activities which provides a pick-me-up.

3

ELIMINATE DISTRACTIONS

We all know how easy it is to get distracted or fall down an instagram rabbit hole. So you have to build in safeguards against that. INu numai că dezactivați notificările telefonului în timpul zilei, dar îmi opresc de fapt telefonul în modul avion în mod constant, așa că nu există nicio tentație să mă uit chiar la ecran și să văd un baraj de notificări listate.
Managementul echipei și comunicarea trebuie, de asemenea, să fie eficiente. Aș putea scrie o postare întreagă despre gestionarea echipei și comunicarea. Cu toate acestea, este de remarcat aici că este bine să -i anunți pe colegii tăi că lucrezi cel mai bine prin blocarea timpului, calendarizarea și oprirea notificărilor, astfel încât să gestionați cu succes așteptările echipei. Dacă știu că acesta este modul în care vă structurați ziua, ei vor ști să nu vă întrerupă și să (a) să țină întrebări până mai târziu, sau (b) să vă trimită întrebări etc. Ați alocat mai târziu în zi.
Desigur, acest lucru nu este întotdeauna posibil sau practic. Există întotdeauna zile în care se va dezvolta ceva urgent și nu puteți fi atât de rigid încât nu puteți să săriți din rutina dvs. și să abordați ceva sensibil la timp. Dar, am constatat că 90% din întreruperi nu sunt cu adevărat sensibile la timp. Este doar ceva ce un coleg are în minte la acea vreme sau un e -mail care vine la întâmplare atunci când vă aflați în mijlocul unei alte sarcini. Pentru 10% din problemele urgente reale, fiți flexibili și abordați -le, dar dacă urmați aceste metode, veți găsi că vă veți redobândi controlul asupra vieții și a timpului dvs. în celelalte 90% din săptămâna de lucru.

4

Rămâi curat și organizat

Acest lucru pare evident, dar este unul la care trebuie să muncesc din greu. Nu sunt în mod natural pe cineva care găsește fericire și satisfacție înnăscută în a avea o casă sau un spațiu de lucru perfect imaculat. Nu sunt Marie Kondo/Monica Geller, iar ideea mea de sâmbătă distractivă nu implică un producător de etichete sau o călătorie în magazinul de containere.
Trebuie să lucrez la asta și să fac un efort conștient. Am învățat cum organizarea esențială nu este doar claritatea mentală și productivitatea, ci și gestionarea timpului. Perioada de timp pe care am pierdut -o în liceu, facultate, etc. Pentru că nu -mi aminteam unde am salvat un anumit dosar sau nu am putut găsi acea rochie pe care voiam să o port – Sheesh, mă face amețit doar să mă gândesc la asta . Este nevoie de 30 de secunde pentru a pune ceva în mod organizat, dar este nevoie de 30 de minute (sau mai mult!) Pentru a -ți rupe casa sau biroul căutând -o atunci când totul este în dezordine. Amintiți -vă asta de fiecare dată când nu doriți să puneți ceva departe.

Sunt utile aceste sfaturi de gestionare a timpului?
În general, acestea sunt schimbări cu adevărat pozitive pe care le puteți face pentru a vă simți mult mai mult în controlul timpului și productivității. Recunoașteți că nu zilnic va fi perfect și nu este nevoie să vă descurajați dacă pierdeți un articol de făcut sau timpul blocat de timp iese din cap.
Lucrul critic crucial este să folosești aceste sfaturi ca cadru și să începi să construiești aceste obiceiuri. Chiar dacă nu va merge perfect, veți fi totuși mult mai bine decât ați fost altfel. De -a lungul timpului, vei începe să simți că ai mult mai mult control. Nu faceți prea multă presiune asupra dvs., deoarece acest lucru este menit să fie util. Nu ar trebui să simțiți niciodată că ați „eșuat” în acest sens până la punctul în care renunțați la întregul sistem. Faceți un pas la un moment dat, o zi la un moment dat și veți fi fericiți că ați făcut -o.